Política para Contratação de Indiretos

1. OBJETIVO

Estabelecer diretrizes para a gestão de fornecedores indiretos, no que tange a formalização da contratação, acompanhamento e validação de entregas e vigência de contratos.  


2. ABRANGÊNCIA

Esta política abrange todos os fornecedores de serviços e projetos Indiretos que atuam na G&P e suas filiais. As empresas do grupo poderão elaborar políticas e procedimentos que atendam às suas especificidades, observando sempre as diretrizes das Políticas para Contratação de Indiretos e Gestão de Fornecedores da Companhia.


3. DEFINIÇÕES

  • CPPRO: sistema de gestão de contratos utilizado pela Companhia; 

  • Protheus: ferramenta ERP utilizado pela companhia; 

  • Contratações de Indiretos: refere-se à contratação de subcontratadas (prestadores de serviços e parcerias), realizadas pelas áreas técnicas e formalizadas pelas áreas de Gestão Formal. 

 

4. DIRETRIZES

  • Será possível a contratação de Pessoa Jurídica de Direito Privado, independente da sua natureza jurídica, desde que reconhecida por lei. Se enquadra como Pessoa Jurídica a entidade formada por uma ou mais Pessoas Físicas, com propósitos e finalidades específicos, e direitos e deveres próprios e característicos.

  • Ex.: Empresa Individual, Sociedade Limitada Unipessoal, Sociedade Limitada Empresarial, Sociedade Simples, Sociedade Anônima etc.

  • A empresa tem que estar com seus atos societários (contrato social/estatuto social) devidamente registrados na Junta Comercial ou no órgão respectivo (como Cartório de Pessoa Jurídica), com data de constituição há pelo menos 6 meses anteriores a data da contratação, e seu objeto social deve ser correspondente a atividade a qual será exercida.

  • Para a contratação da Pessoa Jurídica, a empresa contratada deverá preencher o Formulário de Due Diligence de Compliance de Fornecedores anexo, bem como nos enviar os documentos nele relacionados. O Formulário de Due Diligence e os documentos nele relacionados serão atualizados a cada renovação do contrato, com exceção das certidões, que deverão ser enviadas a cada 6 meses (prazo de vencimento da maioria das Certidões).

  • Constará no questionário de Formulário de Due Diligence, a ser preenchido pela empresa contratada, a indicação de até três referências comerciais. Não será contratada empresa que presta serviços exclusivamente para a G&P e que emita Notas Fiscais sequenciais.

  • O Formulário de Due Diligence e os documentos enviados pela empresa serão avaliados pelo Departamento de Gestão Formal e, após atendido todos os requisitos, será elaborado o respectivo contrato de prestação de serviços.

  • Será obrigatório o envio pela empresa contratada da proposta comercial aprovada. Na proposta comercial deverá constar o detalhamento dos serviços que serão prestados e as demais condições comerciais, como prazos e valores acordados entre as Partes. Caso a prestação de serviços seja alocação do profissional, na proposta comercial deverá constar o perfil do profissional. Se o pagamento for por hora, deverá constar a quantidade de horas/mês, valor por hora e o valor total mensal, conforme exemplo abaixo:

 

Perfil

Senioridade

Qtde. profissional

Valor/hora

Qtde. horas/mês

Total mensal

Desenvolvedor.NET

Pleno

1

R$ 00,00

168

R$000,00

Desenvolvedor Back-End

Sênior

1

R$ 00,00

120

R$000,00

 *As horas adicionais e seus valores, quando necessárias, serão combinados previamente entre as Partes, devendo haver aprovação pelo gestor.
 

  • O contrato de prestação de serviços contém, além das disposições já existente: 

    • (i) regras claras para o Termo de Entrega e Aceite e envio da Nota Fiscal; 

    • (ii) prazo determinado (não sendo permitido contratos por prazo indeterminado); 

    • (iii) não exclusividade; 

    • (iv) declaração de idoneidade; 

    • (v) declaração de integridade e compliance; 

    • (vi) termo de acordo de tratamento e proteção de dados pessoais.

  • As regras previstas em contrato referentes aos Termo de Entrega e Aceite, serão as seguintes: 

    • (i) o prestador de serviços deverá preencher o Termo de Entrega e Aceite com a descrição dos entregáveis/atividades e a quantidade de horas despendidas para cada atividade, assiná-lo e enviá-lo por e-mail ao seu respectivo gestor; 

    • (ii) o gestor terá o prazo de 3 dias úteis para validar o Termo de Entrega e Aceite e aprova-lo ou recusá-lo, fazendo as devidas observações; 

    • (iii) Caso o Termo de Entrega e Aceite seja aprovado, o gestor deverá assiná-lo, de forma digital ou eletrônica, certificado pelo ICP Brasil, de acordo com a MP 2.200 2/2001 (não será permitida assinatura digitalizada/printada), de forma que o documento fique bloqueado para alterações e que sua assinatura seja juridicamente válida; 

    • (iv) Caso o Termo de Entrega e Aceite seja recusado, o gestor devolverá ao prestador de serviços para que sejam feitos os devidos ajustes; 

    • (v) Aprovado o Termo de Entrega e Aceite, o prestador de serviços emitirá a respectiva Nota Fiscal, a qual deverá ser enviada para o nosso financeiro, acompanhada do Termo de Entrega e Aceite aprovado, até o dia 20 do mês, para que o pagamento possa ser efetuado no dia 30 do mês.

  • Não será efetuado o pagamento das Notas Fiscais (NF) emitidas pelo prestador de serviços, caso seja verificada qualquer das hipóteses abaixo:

    • O Contrato de Prestação de Serviços não esteja com as assinaturas concluídas;

    • O Contrato de Prestação de Serviços tenha perdido a vigência;

    • A documentação da empresa contratada esteja irregular ou desatualizada;

    • As notas fiscais emitidas tenham números sequenciais (emissão de mais de duas notas fiscais sequenciais);

    • A NF não esteja acompanhada do Termo de Entrega e Aceite aprovado/assinado pelo gestor. 

 

5. CANAIS DE COMUNICAÇÂO

Os fornecedores da G&P devem utilizar os canais de comunicação de acordo com os processos de entrega de produtos/serviços ou processo de emissão de nota estabelecido em contrato. Para outras solicitações, a G&P disponibiliza os canais abaixo para que fornecedores e prestadores de serviço possam submeter seus relatos: 

6. ALTERAÇÃO DO DOCUMENTO

Esta política é dinâmica e será revisada anualmente para garantir sua relevância e eficácia contínuas. É reponsabilidade da área de Compliance manter as informações atualizadas, envolvendo a área Gestão de Contratos para a atualização. 

Informações que possam ser atualizadas antes do período de revisão anual devem ser informadas pelas áreas de apoio ou demais áreas da companhia, para garantir que os documentos estejam atualizados e publicados de acordo com as práticas executadas pela companhia. 

 

7. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

  • Política de Gestão de Fornecedores
  • Política de Due Diligence

 

Controle:

POL-GFO001 – Política para Contratação de Indiretos

Última atualização: 20/06/2023