Política de Gestão de Fornecedores

1. OBJETIVO

O objetivo desta política é estabelecer diretrizes claras e eficazes para a gestão de fornecedores de serviços e projetos, garantindo que a G&P mantenha relacionamentos sustentáveis, eficientes e éticos com seus parceiros externos. A política visa assegurar a qualidade, a confiabilidade e a conformidade dos serviços e projetos fornecidos pelos parceiros, contribuindo para o sucesso global da empresa.


2. ABRANGÊNCIA

Esta política abrange todos os fornecedores de serviços e projetos que colaboram com a empresa, incluindo, mas não se limitando a fornecedores de produtos e serviços, consultorias, empresas de desenvolvimento de software, prestadores de serviços de TI, fornecedores de infraestrutura, e demais parceiros envolvidos em projetos estratégicos. Aplica-se a todas as unidades de negócios e filiais da empresa.


3. DIRETRIZES

  • Seleção de Fornecedores

    • Priorizar fornecedores que compartilhem os valores e padrões éticos da empresa; 

    • Avaliar a capacidade técnica, financeira e operacional dos fornecedores antes da contratação.

    • Realizar processo de Due Diligence para avaliar e considerar o histórico de desempenho e a reputação do fornecedor no mercado.

    • Manter um registro atualizado de todos os fornecedores aprovados.

  • Contratação e Acordos Contratuais

    • Elaborar contratos claros e abrangentes, descrevendo os serviços ou projetos, prazos, responsabilidades, padrões de qualidade e cláusulas de rescisão.

    • Incluir cláusulas que assegurem a confidencialidade, a propriedade intelectual e a conformidade legal.

    • Assegurar que todos os contratos estejam devidamente revisados e assinados antes do início dos serviços ou projetos.

  • Monitoramento de Desempenho

    • Estabelecer os termos para avaliar a eficiência, qualidade e conformidade dos serviços ou projetos.

    • Realizar avaliações periódicas do desempenho dos fornecedores, incluindo feedbacks de clientes internos, com base nos critérios estabelecidos.

  • Gestão de Riscos:

    • Identificar e avaliar os riscos associados aos serviços ou projetos fornecidos pelos parceiros.

    • Desenvolver planos de contingência para mitigar possíveis impactos negativos. 

    • Acompanhar planos de ação relacionados à riscos de fornecedores.

  • Comunicação e Resolução de Problemas

    • Estabelecer canais eficazes de comunicação com os fornecedores.

    • Implementar procedimentos para resolver rapidamente problemas e conflitos.

    • Comunicar Canais de ouvidoria e Denúncias para tratativas voltadas à 

  • Treinamento

    • Oferecer treinamento regular aos funcionários envolvidos na gestão de fornecedores para garantir o entendimento e a aplicação adequada da política.

    • Realizar treinamentos e workshops com os fornecedores.

  

4. RESPONSABILIDADES

  • Diretor Executivo

    • Estabelecer e revisar regularmente a política de gestão de fornecedores.

    • Designar responsáveis pela implementação e monitoramento da política.

  • Departamentos de Contratos

    • Realizar análise e homologação dos fornecedores;

    • Realizar due diligence na seleção de fornecedores, de acordo com critérios estabelecidos pela companhia;

    • Monitorar ações de mitigação de riscos relacionados à Gestão de Contratos.  

  • Departamentos de Compras

    • Realizar a avaliação de fornecedores críticos;

    • Comunicar a desativação de fornecedores não aprovados no Processo de Avaliação. 

  • Gerentes das Áreas Técnicas

    • Monitorar o desempenho dos fornecedores durante a execução de projetos.

    • Emitir avaliações e atestes confirmando a prestação de serviços;

    • Informar quanto à qualidade na prestação de serviços e/ou entregas, apoiando no Processo de Avaliação; 

    • Reportar qualquer risco, problema ou desvio às partes interessadas – sejam em processos ou em execução de projetos;

    • Monitorar ações de mitigação de riscos junto aos fornecedores. 

  • Compliance

    • Avaliar e pontuar riscos voltados à fornecedores. 

    • Emitir parecer sobre Due Diligence realizadas em fornecedores para apoio à tomada de decisão; 

    • Monitorar Plano de Ações relacionados à riscos. 

  • Fornecedores

    • Garantir que as informações encaminhadas sejam fidedignas; 

    • Garantir que as informações e documentos solicitados sejam encaminhados nos prazos estabelecidos pela G&P;

    • Realizar as entregas de acordo com o contrato; 

    • Executar ações de mitigação de riscos, resultantes de red flags apontadas pela G&P; 

    • Comunicar qualquer irregularidade na prestação de serviços ou contrato. 

 

5. CANAIS DE COMUNICAÇÃO

Os fornecedores da G&P devem utilizar os canais de comunicação de acordo com os processos de entrega de produtos/serviços ou processo de emissão de nota estabelecido em contrato. 
Para outras solicitações, a G&P disponibiliza os canais abaixo para que fornecedores e prestadores de serviço possam submeter seus relatos:


6. ALTERAÇÃO DO DOCUMENTO

Esta política de Gestão de Fornecedores é dinâmica e será revisada anualmente para garantir sua relevância e eficácia contínuas. É reponsabilidade da área de Compliance manter as informações atualizadas, envolvendo as áreas de Compras e Gestão de Contratos para a atualização. 
Informações que possam ser atualizadas antes do período de revisão anual devem ser informadas pelas áreas de apoio ou demais áreas da companhia, para garantir que os documentos estejam atualizados e publicados de acordo com as práticas executadas pela companhia. 

 

Controle:

POL-CPL013 – Política de Gestão de Fornecedores

Última atualização: 22/05/2024