8 passos para aumentar a produtividade do seu negócio

Para indivíduos ou para empresas, a eficiência é sempre uma meta. O problema é que a maioria dos donos de negócio só percebe a importância de se aumentar a produtividade quando já é tarde demais, seja porque os objetivos do ano não foram batidos ou porque a empresa está afundada em insatisfação dos consumidores, por exemplo. Nesse cenário, o que fazer?

Felizmente, nunca é tarde demais para recomeçar a busca pela produtividade! A ideia é manter a qualidade de entrega do empreendimento ao mesmo tempo em que são reduzidos os gastos de tempo e dinheiro. Para isso, é preciso fazer uso de uma boa gestão de processos e pessoas, além de contar com a ajuda da tecnologia para facilitar a administração. Mas nada de pânico, porque não é preciso reinventar a roda para seu negócio dar um salto de eficiência, ok?

Quer aprender a ser mais eficiente com pequenas (mas valiosas) ações? Confira agora mesmo 8 passos indispensáveis para aumentar a produtividade do seu negócio!

1. Comece organizando sua própria rotina

Antes de sequer pensar em arrumar sua empresa, olhe para sua própria organização. Como líder, é sua função dar o exemplo ao resto da companhia. E isso inclui, claro, o cultivo de hábitos produtivos.

Uma das práticas mais recomendadas nesse sentido é usar o começo do dia para focar em si mesmo. Que tal ignorar os e-mails nesse período para, no lugar, meditar, fazer exercícios, tomar um café da manhã reforçado ou ler as notícias do dia? E deixe as atividades com maior demanda criativa para quando estiver mais disposto a trabalhar! Se você é um empreendedor matutino, por exemplo, não use as primeiras horas de trabalho para atividades rotineiras, como responder mensagens. Aproveite sua energia para riscar tarefas mais complexas da sua lista!

A propósito, por falar em riscar listas, outra boa dica de produtividade é simplesmente colocar suas tarefas diárias no papel. Esse exercício o ajudará a focar em ações específicas, além de trazer um sentimento de recompensa a cada meta cumprida. Um fã de listas, por exemplo, foi Steve Jobs, fundador Apple. Você pode fazer seu ranking de prioridades na noite anterior, o que permite que chegue ao trabalho já preparado para produzir.

Uma dica final para organizar sua própria rotina é não cair na tentação de ser multitarefa, apressando o fim de sua lista de atividades. O professor de Neurociência Earl K. Miller afirma que “ser multitarefa é humanamente impossível” e que, na verdade, você terminará antes seu trabalho se fizer uma ação de cada vez, com foco.

2. Liste os processos da sua empresa

Agora que você já se tornou um líder eficiente, é hora de aumentar a produtividade da sua empresa. Para isso, primeiramente é importante registrar em detalhes como seu negócio funciona atualmente.

Anote o organograma da empresa, detalhando quais são as áreas do negócio e quem está por trás de cada uma delas, além dos níveis hierárquicos de cada funcionário. Veja também quais processos sua empresa realiza. Que caminho as atividades percorrem entre as áreas até serem finalizadas? Quem realiza essas atividades? Quais ferramentas são utilizadas? Para onde vão os relatórios de resultados? No fim, você deve obter o fluxo de trabalho (ou a falta dele) para cada atividade do negócio.

3. Analise seu fluxo de trabalho e elimine gargalos

Com o fluxo de trabalho pronto, é hora de analisar processo por processo a fim de perceber como eles poderiam ser feitos de forma menos custosa e com maior qualidade. O objetivo é deixar seu fluxo menor, com menos voltas entre o início e o fim de cada ação. Para isso, é preciso pensar como se você estivesse criando uma nova companhia. Nada da velha desculpa de que isso sempre foi feito dessa forma, combinado?

Procure perceber até se alguns processos poderiam ser eliminados completamente, por redundância. Duas áreas criando relatórios similares, por exemplo, poderiam ser agrupadas para a organização de um documento único, compartilhado com todos.

4. Administre handoffs e saiba delegar

Além de eliminar sobras, olhe ainda para eventuais interrupções no fluxo de trabalho, como no caso de projetos que estacionam pela lentidão de algum setor, seja pela sobrecarga de trabalho ou pela falta de desenho de processos eficientes nessa etapa do fluxo. Essa demora processual é vista especialmente quando uma atividade passa de um departamento para outro — chamado de handoff ou passagem de bastão. Trazer mais eficiência para essa parte do fluxo de trabalho requer critérios claros de aprovação e reprovação de passos.

Mas atenção: ao mesmo tempo em que a entrega do bastão pode trazer problemas, a falta de passagem de tarefas também pode reduzir a eficiência da empresa. É mais que comum que donos de negócio queiram concentrar diversas atividades em si mesmos, alegando serem as melhores pessoas para o trabalho. Quando a empresa cresce, porém, é preciso aprender a confiar nas contratações feitas. Delegar é a única forma de crescer. Afinal, com menos tarefas em suas mãos, você se tornará mais produtivo e poderá focar em contribuições maiores para o negócio.

5. Desenhe novos processos

A análise do fluxo de trabalho e a identificação de gargalos a serem eliminados devem gerar um redesenho dos processos da empresa. Isso significa traçar novos caminhos, estabelecendo outros padrões para aprovar, executar, acompanhar e rever atividades.

Nesse caso, enquanto algumas ações precisam ser analisadas diariamente (como a resolução do problema de um cliente), outras podem ser revisitadas em meses ou até anos (como os valores e as estratégias de longo prazo do negócio). O que não faz sentido é manter tudo como está, mas esperar resultados diferentes, não concorda?

6. Saiba quando tirar intervalos

É natural pensar que mais horas de trabalho significam mais atividades realizadas e, portanto, maior produtividade diária. A verdade é que ser eficiente não significa passar quase todo o dia trabalhando, mas sim trabalhar melhor dentro do espaço de tempo disponível.

Pode parecer contraintuitivo, mas funciona: tirar intervalos de 5 a 15 minutos regularmente pode ajudá-lo a ter picos de concentração e, com isso, terminar o dia com mais tarefas riscadas da sua lista. Existem estudos mostrando que pausas em tarefas longas ajudam no foco e na melhora de humor durante o expediente, evitando o estresse e a sensação de cansaço constante (burnout). Esses intervalos podem ser usados para passear pela empresa, tomar um café ou trocar uma ideia rápida com algum funcionário.

7. Colha feedbacks

Você pode ser a pessoa mais disposta do mundo a aumentar a produtividade do negócio, mas isso não significa que não é preciso ouvir outros interessados, como seus funcionários. Um bom diálogo ajuda não só a agilizar os processos, mas também pode ajudar a gerar ideias transformadoras para o design empresarial, além de melhorar o engajamento.

Sente-se com seus colaboradores para perguntar como eles veem suas atividades, como elas poderiam ser mais bem realizadas ou menos custosas. Aproveite esse momento para conscientizá-los sobre a importância de seu papel dentro da organização, alavancando a chamada à eficiência.

8. Aposte em tecnologia em prol da produtividade

Reparou como em muitos desses passos é possível economizar tempo e dinheiro com a utilização de softwares, como sistemas de gestão? Organizar suas próprias tarefas, compartilhar atividades com a equipe, acompanhar processos, observar redundâncias, delegar e colher avaliações: todas essas ações podem receber um empurrão da tecnologia. Dependendo da complexidade do processo, ele pode ser resolvido com apenas um clique!

Com a otimização de mão de obra e de horários de trabalho, sobra mais tempo para todos se dedicarem a tarefas realmente desafiadoras. Como você viu, aumentar a produtividade pode ser simples, desde que sejam adotadas as estratégias corretas.

Fonte: Blog Oracle

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